Privacyverklaring ASAD

De ASAD (met handelsnaam Aikido Stichting Aikikai Dordrecht), statutair gevestigd aan de Hyacinth 8 3353 XG te Papendrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Persoonsgegevens die wij verwerken

De ASAD verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van ons aanbod en omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Bij aanmelding van een nieuw lid wordt een fysiek /electronisch inschrijfformulier door het adspirant lid ingevuld. De gevraagde gegevens zijn
Naam, voornaam, eventuele partnernaam, adres, woonplaats, leeftijd, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer
Aikido-hoofkwartier So Hombu, Tokio, Japan registratienummer, datum van inschrijving en Aikido-Hombu paspoortnummer
Handtekening van het adspirant lid of van een van zijn ouders, als het adspirant lid de leeftijd van 18 jaar nog niet bereikt heeft.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Medische gegevens voor zover relevant voor de uit-/beoefening van Aikido

Het ingevulde fysieke/elektronische inschrijfformulier wordt door een van de leraren in ontvangst genomen en gecontroleerd op volledigheid. Vervolgens deponeert deze het in het daarvoor bestemde brievenbakje bij de inschrijfbalie. De namens het bestuur voor de ledenadministratie verantwoordelijke persoon (ledenadministrateur) haalt het inschrijfformulier z.s.m. op bij de inschrijfbalie en voert de gegevens in in het digitale Aikido Leden- en InformatieSysteem AiLedIS van Aikido bond Nederland (AbN).

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken:
De ASAD verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
U telefonisch via email of nieuwsbrief te informeren over wijzigingen van ons aanbod en andere interessante of relevante informatie.
Voor het elektronisch verwerken van onze financiële administratie. Voor o.a. automatische incasso contributie. Het elektronisch versturen van aanmaningen bij achterblijvende contributiebetaling.
Gedurende het lidmaatschap wordt via AiLedIS de aanwezigheid bij trainingen bijgehouden omdat het aantal trainingsuren een van de factoren is in de beslissing of een lid in aanmerking komt voor een Aikido examen. De kyu-graad of dan-graad van de leden wordt door de ledenadministrateur ingevoerd en bijgehouden.

Geautomatiseerde besluitvorming

De ASAD neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.

Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

De ASAD bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren een bewaartermijn van 5 jaar en 1 maand voor al uw persoonsgegevens i.v.m het het borgen van onze financiële gegevens.

Delen van persoonsgegevens met derden

De ASAD verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Voor de aanvraag van examens en voor de aanvraag van de erkenning van de uitslag van examens door het wereld aikido-hoofkwartier So Hombu, Tokio, Japan worden door de secretaris van de examencommissie persoonlijke gegevens van leden op het daartoe bestemde fysieke formulier genoteerd: naam, geslacht en leeftijd van de aikido-beoefenaar, betreffende graad, adresgegevens van de dojo en de bond. De betrokkene tekent het formulier voor akkoord. De gegevens worden daarmee gedeeld met wereld aikido-hoofkwartier So Hombu, Tokio, Japan.

De ASAD is lid van de Culturele Aikido Bond Nederland (CABN). De CABN is erkend door het wereld aikido-hoofkwartier So Hombu, Tokio, Japan. De CABN maakt deel uit van de koepelorganisatie Aikido bond Nederland (AbN). Door lidmaatschap van de CABN zijn alle leden van ASAD verzekerd voor ongevallen die zich bij de trainingen kunnen voordoen. De daarvoor relevante persoonlijke gegevens worden vanuit AiLedIS met de CABN gedeeld.

Het gekwalificeerde stemrecht van de diverse dojo’s binnen de CABN is gerelateerd aan het aantal leden per dojo per peildatum. De daarvoor relevante persoonlijke gegevens worden door de dojo’s en dus ook door ASAD vanuit AiLedIS met de CABN gedeeld.

De dojo’s binnen de CABN betalen per lid een jaarlijks bedrag voor hun lidmaatschap van de CABN. De daarvoor relevante persoonlijke gegevens worden door de dojo’s en dus ook door ASAD vanuit AiLedIS met de CABN gedeeld.

AbN is een door NOC*NSF erkende sportorganisatie. De voor de erkenning vereiste persoonlijke gegevens worden ontleend aan AiLedIS en periodiek met NOC*NSF gedeeld.

Foto en filmopnames

Het maken van foto- en filmopnames bij trainingen, examens en andere evenementen is, zoals bij alle sportclubs, heel gebruikelijk. Het ASAD-bestuur is alleen verantwoordelijk voor opnames die in opdracht van bestuursleden, leraren en andere functionarissen van de stichting gemaakt, beheerd en gedeeld worden. Voordat foto of filmopnamen worden gemaakt, worden de aanwezige personen gevraagd of men akkoord is met het maken van opnames waarin men duidelijk herkenbaar in beeld is, het beheer van deze opnames en of men akkoord is met het publiceren van deze opnamen via social media en andere (externe) kanalen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De ASAD gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of om, na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn, te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de ASAD en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dit betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u bezitten in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering met inachtneming van de wettelijke bewaartermijn, gegevens overdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar: info@aikidodordrecht.nl Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

De ASAD wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De ASAD neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@aikidodordrecht.nl.